Исследование сложности цифровизации HR-процессов

В этой статье хочу поделиться итогами исследования, наблюдениями и выводами, которые помогут компаниям по-новому взглянуть на переход HR в онлайн — как на устойчивую трансформацию, а не просто «внедрение очередной системы».

Респонденты

Мы общались с нашими клиентами, партнерами и сторонними организациями. В небольших компаниях на вопросы отвечали директора, собственники, руководители направления — 58%, в более крупных — HR-директора — 19%, представители службы управления персоналом — 23%.

Больше всего среди респондентов оказалось представителей ИТ, промышленности и транспортно-логистической отрасли.

Самые многочисленные группы: компании до 100 человек — 45% и от 100 до 500 человек — 34%.

Уровень цифровизации HR-процессов

По уровню цифровизации выделяются процессы, связанные с отслеживанием рабочего времени и обменом информацией между сотрудниками. Возможно, популярность трекеров времени связана с формальной необходимостью вести график работы для начисления заработной платы. Это трудно сделать без вспомогательных сервисов. А вопрос общения закрывают много мессенджеров, в том числе бесплатных.

Среди процессов, оцифрованных частично, лидируют КЭДО, оценка производительности, адаптация и рекрутинг. Предположу, что распространенность связана с существованием понятных инструментов и операционной эффективностью — даже частичная автоматизация приносит ощутимую пользу. Частичность обусловлена несовпадением процессов и готовых ИТ-систем, которые не учитывают нюансы бизнеса из-за их второстепенности, отсутствия единого подхода в компании и сопротивления со стороны сотрудников.

Зависимость цифровизации от отрасли

Если посмотреть на уровень цифровизации в разрезе отраслей, то на первом месте — ИТ. Сказывается специфика отрасли. Высокие показатели также в отрасли Транспорт и логистика. Эта сфера требует точного учета, возможно, перевод в онлайн рабочих процессов дает понять, что цифровизация способствует оптимизации. Следовательно, ИТ-инструменты появляются в HR.

В таких отраслях, как услуги для населения, государственные организации, строительство, уровень цифровизации совсем невысокий. Здесь могут быть причиной сложности в финансировании.

Зависимость цифровизации от размера компании

Уровень цифровизации связан с размером компании. Чем больше численность сотрудников, тем уровень цифровизации выше. Очевидно, что управление персоналом большой организации затруднительно без специальных сервисов. И наоборот — в компаниях до 100 человек HR-вопросы еще можно решать на бумаге, в переписке или устно.

Частичная оцифровка больше выражена у компаний с численностью 500–1000.

Уровень удовлетворенности HR-процессами

Больше половины респондентов частично довольны, а недовольных почти в два раза больше, чем довольных. Можно предположить, что цифровизация — это одна из задач, которую многим еще предстоит решить.

Хотя количество компаний удовлетворенных ИТ уровнем небольшое это имеет положительный эффект. Они осознают необходимость совершенствоваться и улучшать свои процессы.

Зависимость удовлетворенности от отрасли

Больше всего довольны представители ИТ-компаний. Меньше всего — представители промышленности, образования, услуг для населения.

ИТ-компании изначально работают в цифровой среде — у них более высокая технологическая зрелость, культура внедрения новых решений. Они быстрее принимают и адаптируют HR-сервисы.

В производстве и сфере услуг HR часто воспринимается как административная функция, а не инструмент развития. Отсюда низкий уровень ИТ-сервисов и отсутствие удовлетворенности.

Зависимость удовлетворенности от размера компании

Больше всего довольны уровнем цифровизации компании численностью более 5 000 человек. В силу большого количества сотрудников они вынуждены оцифровывать HR-процессы, совершенствовать их работу.

Чем меньше компания, тем больше руководители и HR-специалисты недовольны уровнем цифровизации.

Сложности цифровизации

Топ проблем, с которыми столкнулись компании при цифровизации: высокая стоимость, отсутствие интеграции с другими системами, дефицит сотрудников и отсутствие единой точки входа.

С наибольшим количеством сложностей сталкиваются компании численностью от 100 до 500 человек. Эти организации впервые столкнулись с острой необходимостью ИТ-систем и сопутствующими сложностями. Они уже не могут работать без специальных сервисов.

Зависимость сложностей цифровизации от отрасли

Промышленность больше всего сталкивается со сложностями, связанными с человеческими ресурсами: сопротивление сотрудников, недостаточное обучение. В консервативной отрасли персоналу сложно менять привычки.

В ИТ, помимо общих для всех сложностей, обращают внимание на удобство интерфейсов. Специфика отрасли.

Транспорт и логистика жалуются на неправильную настройку процессов. Особенности и разнообразие HR-механизмов усложняет создание ИТ-системы под себя. А нехватка исполнителей внутри или поиск квалифицированного подрядчика может уводить оцифровку на второй план.

Зависимость сложностей цифровизации от размера компании

Компании до 500 человек называют высокую стоимость, как одно из основных препятствий. Большинство серьезных разработок рассчитаны на крупные компании. Для небольших лицензия в расчёте на пользователя затратна.

У компаний численностью более 5 000 человек наиболее частые сложности — технические ошибки, задержка работы системы, медленная техподдержка, отсутствие интеграции с другими системами, дефицит разработчиков и внедренцев. То есть трудности в использовании самих систем. В крупных организациях уже существует разветвленная ИТ-инфраструктура, а новые системы должны в нее встроиться. Этот конфликт может породить дополнительные проблемы с интеграцией, падения системы, баги. Осложняют работу регламенты и долгое согласование, которые возникают в больших компаниях.

Помимо опроса мы провели несколько интервью с HR-специалистами. Одной из причин отсутствия или провала цифровизации респонденты называли отношение руководства. Сопротивление или незаинтересованность топ-менеджмента ставит под удар инициативы сотрудников, готовых заниматься популяризацией ит. В компании может возникнуть борьба мнений, тогда аргументами станут:

• цифры, которые покажут экономию ресурсов за счет автоматизированных сервисов;
• сравнение с конкурентами, которые уже активно внедряют цифровые HR-сервисы.

Отмечу, что одна-две сложности не ведут к провалу всей цифровизации. Но рост трудностей и отсутствие ресурсов для их решения затягивают процесс и возникает ощущение провала.

Классификация сложностей

Сложности можно разделить на организационные и технологические.

Организационные связаны с отсутствием исполнителей, сопротивлением переменам, не выстроенным процессам внедрения, недостаточным обучением, слишком большой задачей на первом этапе, высокой стоимостью решений. Эти трудности решаются не только руководителями, HR-специалистами, но и ИТ-подрядчиком или внутренней ИТ-командой.

Технологические сложности — это отсутствие интеграции, единого окна, неудобный интерфейс, отсутствие индивидуальных настроек, мобильной версии. Сложности, связанные с использованием системы. Для каждой есть свой алгоритм решения, который поможет улучшить ситуацию.

Как избежать провалов в процессе цифровизации?

При запуске HR-систем компании сталкиваются с воспроизведением старых сценариев: сотрудники продолжают работать в Excel, заявки теряются в почте, а HR-команда тратит часы на рутинные задачи вместо развития людей в компании. Какие действия помогут справится со сложностями:

1. Оценить готовность компании к цифровизации:
   • Понять, насколько привычно организованные процессы тормозят работу. Если все устраивает, то надо ли трогать?
   • Осмыслить свои возможности: время, бюджет, ресурсы.
   • Определиться с сотрудниками, которые будут курировать внедрение. В идеале это лидеры мнений и специалисты, которые будут системно вовлечены в работу.
2. Понять, какие конкретно процессы требуется оцифровать.
3. Расставить приоритеты. Возможно, для начала взять только самое актуальное.
4. Найти исполнителей. Выбор между готовым решением по шаблону или кастомной разработкой, cвоими силами или сторонним агентством.
5. Готовить сотрудников к изменениям. Фокусировать внимание на преимуществах цифровизации, объяснять, что стоит один раз научиться, а потом будет проще.

Мы в Ареал всегда стараемся помочь своим клиентам более глубоко взглянуть на свои процессы и проанализировать их. Благодаря экспертизе мы находим лучшие решения для автоматизации. При этом у нас есть своя платформа Wapps. На готовых компонентах можно быстро развернуть и настроить практически любой HR-процесс.