Как мы упростили переход бумажных договоров на ЭДО одной кнопкой
Электронный документооборот стал неотъемлемой частью современного рабочего процесса. Новые клиенты FESCO согласуют и подписывают договоры в личном кабинете сразу через ЭДО. Текущим клиентам с бумажными документами нужно запрашивать подключение к ЭДО. Раньше эта задача полностью решается в ручном режиме: письма на почту, устные согласования. Мы автоматизировали процесс запроса, теперь клиентам не нужно выходить на прямую связь с менеджером, достаточно заполнить форму.
Клиент видит все свои договоры в реестре. Рядом с документами, которые заключены в бумажном виде, появилась кнопка «Перейти на ЭДО». Она вызывает форму запроса. В форме пользователь выбирает договоры, которые требуют перевода, их может быть несколько, оператора ЭДО, подписанта и загружает документы основания. Текст дополнительно соглашения формируется автоматически, для проверки клиент может его скачать.
Если клиент еще не подключен к оператору ЭДО — выводится предупреждающий дисклеймер. Эта небольшая функция сокращает процесс согласования на несколько шагов. Вместо отказа, правок запроса, дополнительных задач для менеджера FESCO, которые последуют за некорректным запросом, личный кабинет сразу проверят подключение клиента к электронному документообороту. Для этого настроен запрос в 1С.
Когда все поля заполнены корректно, данные формы передаются в 1С на согласование, после дополнительное соглашение уходит в ЭДО на подписание. Клиент в кабинете следит за процессом перехода через статусы:
- Черновик запроса.
- Запрос отправлен в FESCO.
- ДС отправлен вам через ЭДО.
- ДС подписано.
- Запрос отклонен.
В случае отказа на детальной странице запроса прописана причина. Информация по статусам и причинам автоматически передается в MY.FESCO из 1С.
Автоматизация перехода на ЭДО упростила работу как грузоотправителя, так и менеджера. Отправлено более 100 запросов на переход в ЭДО. Мы совместно с FESCO постоянно развиваем личный кабинет. Перенос большинства бизнес-процессов в онлайн делает MY.FESCO единым окном входа, работы и коммуникации между клиентами и компанией.