png png
к ленте

Заключение договора за два дня. Автоматизация для клиентов FESCO

Декабрь'20

Транспортная группа FESCO — одна из крупнейших частных транспортно-логистических компаний в России с активами в сфере портового, железнодорожного и интегрированного логистического бизнеса. Диверсифицированный портфель активов FESCO позволяет осуществлять доставку грузов «от двери до двери» и контролировать все этапы интермодальной транспортной цепочки.

Компания активно развивает клиентский порт самообслуживания — личный кабинет MY.FESCO. Мы помогаем FESCO в цифровизации бизнеса. Внедряем модуль согласования и подписания одного из типовых договоров.

О предпосылках, решениях и результатах поговорили с Михаилом Семиным, директором департамента информационных технологий FESCO, и Павлом Мелдажисом, руководителем группы корпоративных решений Ареал.

— Михаил, кто ваши основные клиенты и пользователи личного кабинета MY.FESCO?

Михаил Семин: Клиенты FESCO — различные компании, отправляющие от нескольких единиц до нескольких сотен контейнеров с грузом в месяц. Их объединяет одна задача: максимально быстро, безопасно и по минимальной стоимости доставить груз из точки А в точку Б. Как правило, такая доставка происходит несколькими видами транспорта — судном, поездом и автотранспортом до склада клиента. Мы полностью отвечаем за всю цепочку доставки груза — от принятия груза у отправителя до передачи получателю.

Варианты маршрута и цену доставки клиенты чаще выбирают в автоматическом режиме через наш личный кабинет. Если клиента устраивают условия, он согласовывает детали, оформляет букинг и запускает перевозку в работу через личный кабинет.

— Что сподвигло на автоматизацию заключения типового договора?

М.С.: Это логичное развитие личного кабинета., еще один шаг на пути к полностью цифровой перевозке. Клиент рассчитал ставку, а запустить в работу ее не может. Для этого требуется заключенный договор. Мы хотели, чтобы клиент не переписывался по электронной почте, не путался в шаблонах и не тратил на это время. А просто, заполнив форму с реквизитами, получил готовый договор и отправил его на подписание.

Вторая причина — сократить нагрузку на менеджеров FESCO. Онлайн заключение типового договора освобождает их от рутинных задач. И менеджеры могут направить свои ресурсы на уникальные, более сложные процессы.

Заключение договора онлайн позволит повысить уровень прозрачности процесса подписания договоров. Клиент в личном кабинете сможет отследить статус подписания и получить информацию о ходе процедуры.

Дополнительно автоматизация «приучит» клиентов к коммуникации онлайн на всех этапах работы с нами.

— У FESCO много услуг и много договоров. На каком основании был выбран шаблон для автоматизации?

М.С.: FESCO оперируют большим количеством форм договоров. Один из них — КДЕ (договор на международные и внутрироссийские интермодальные и железнодорожные перевозки) закрывает практически 90% заказов. Именно его автоматизировали первым.

Потребность нового модуля в других модификациях внутри личного кабинета была очевидна. Нужна была техническая поддержка. Осталось найти одного подрядчика для всех задач. В приоритете было наличие опыта в железнодорожных перевозках. Это специфическая отрасль и проводить много времени за разъяснением терминов и принципов не хотелось. Ареал как раз оказался таким подрядчиком.

Павел Мелдажис: Опыт ПГК нам действительно очень помог. Команда за два с половиной месяца разобралась в логике работы личного кабинета. Мы поняли, как архитектурно встроить новый модуль. И более того, сделать его механизм универсальным. При разработке мы заложили в модуль алгоритм для удобного дублирования. В дальнейшем мы можем взять кусок кода, который отвечает за функционирование модуля и наложить его на автоматизацию согласования других договоров. Например, согласование дополнительных соглашений.

— Как сейчас осуществляется заключение договора транспортной экспедиции в FESCO?

М.С.: На первом этапе нам было важно познакомить клиентов с новым инструментом. Какие шаги согласования его ждут, какие документы нужно подготовить и что он в итоге получит. Бывают случаи, когда шаблон типового договора не подходит клиенту и нужно связаться с менеджером и обговорить индивидуальное предложение. А никому не хочется это осознавать после всех шагов заполнения. Поэтому на первом же шаге можно скачать шаблон договора.

FESCO. Заключение типового договора

Некоторым нашим клиентам удобнее работать с договорами на бумаге. Поэтому вторым важным пунктом было предусмотреть возможность заключения договора на бумажном носителе.

FESCO. Заключение типового договора

П.М.: Клиент FESCO заполняет реквизиты, загружает необходимые для подписания документы. Система автоматически подставляет данные в договор и фактически формирует готовый к подписанию документ.

Если клиента все устраивает, то он запускает процесс подписания договора. А модуль этот договор отправляет на проверку во внутреннюю систему FESCO.

1/

— Это идеальный процесс. А если клиенту понадобилось срочно переключиться на другую задачу и пришлось остановить процесс на середине?

П.М.: Тогда он спокойно вернется к договору, когда появится время. Мы заложили в процесс сохранение договора со второго шага формирования (выбор способа подписания). В разделе «На согласовании» можно продолжить заполнение на том этапе, на котором остановился. Или отказаться от договора, если услуга стала неактуальной.

FESCO. Заключение типового договора

М.С: Если же договор отправлен, тут начинается наша работа. Проверки в отделах, подписание по ЭДО или отправка оригиналов. Клиент видит в личном кабинете весь процесс согласования со статусами.

FESCO. Заключение типового договора

Данные для заключения договора могут не устроить наших менеджеров. Предположим, что скан плохого качества и его нужно переделать. В этом случае клиент видит предупреждение, исправляет ошибку и направляет договор на повторное согласование.

Бывают случаи, когда договор не может быть заключен даже с исправлениями. Об этом клиенту в личном кабинете тоже сообщают статусы: служба безопасности отклонила или просрочено подписание по ЭДО.

FESCO. Заключение типового договора
FESCO. Заключение типового договора

П.М: Статусы по каждому договору всегда актуальные. Модуль интегрирован с внутренней системой учета FESCO ЭлАр, куда стекаются данные и по внутреннему согласованию и по ЭДО. А еще из интересного. Мы интегрировались с Дадата. Это очень упрощает заполнение реквизитов. Они автоматически подставляются по ИНН.

М.С.: Интеграция с нашей внутренней системой помогла сохранить работу менеджеров в привычном русле. Им не нужно привыкать к интерфейсу личного кабинета, переучиваться. Их работа также происходит в ЭлАр и ЭДО. А данные из ЭлАр переходят в личный кабинет.

— При согласовании по ЭДО вся процедура проходит в диджитал пространстве. А что с заключением договора на бумаге?

М.С.: Ситуация с бумажными договорами чуть сложнее. Там больше этапов согласования и контроля за клиентом. Если в случае ЭДО, после согласования происходит оповещение клиента, что нужно подписать договор, или что договор отозван по прошествии 30 дней. То, в случае с бумажным вариантом, кроме напоминая нужно получить дополнительную информацию у клиента.

Первое — подтверждение отправки оригинала. При проектировании Ареал посоветовали для этого реализовать специальную форму во всплывающем окне. Клиент указывает дату отправки и трекер. Так система фиксирует индикатор слежения и рассчитывает, когда истекает срок получения подписанного договора. Второе — подтверждение получения оригинала. Здесь тоже остановились на всплывающем окне.

FESCO. Заключение типового договора
FESCO. Заключение типового договора

П.М.: Договор может задержаться или клиент не знал о получении в момент первого оповещения. Поэтому мы настроили «бесконечное» всплывающее окно. Каждые 5 дней, пока клиент не подтвердит получение, его ждет напоминание с номером договора и ссылкой на обращение менеджеру.

FESCO. Заключение типового договора

— Как модуль показал себя в действии?

М.С.: Мы очень ждали это обновление. Клиентам стало удобнее формировать договоры.

Если юридический адрес совпадает с физическим, то копирование первого в соседнее поле осуществляется одним кликом. Сформированный договор отправляется на согласование по электронной почте прямо из личного кабинета.

FESCO. Заключение типового договора

При загрузке документов везде есть сноски, как правильно оформить документ, какой тип, размер и разрешение должны быть у файла. Это ускоряет процесс согласования, минимизирует ошибки.

Мы планируем расширить спектр документов — подписывать онлайн также дополнительные соглашения и приложения. С помощью универсального механизма, который разработчики Ареал изначально заложили в код, это будет намного легче, чем разработки с нуля.

Новый процесс заключения договора укладывается в 2 дня. Соответственно подача заявки осуществляется быстрее, потому что сразу после подписания договора, функция подачи становится доступной. Наш личный кабинет становится самостоятельной коммерческой единицей, что позволяет начать работу с клиентом без участия менеджера.

Если вам понравился проект или у вас появились вопросы, то напишите через или на почту hello@arealidea.ru, и наш специалист проведет короткую онлайн-консультацию.