png
к ленте

#best_practices. Документооборот

Сентябрь'18

Оптимизация согласования документации или же отчетности, заявок, любой деятельности, связанной с бумагами, — частая задача от клиентов. Это сокращение «потерянной» информации, экономия ресурсов, увеличение скорости согласования, гарантированное соблюдение регламента, возможность упорядочить и контролировать процесс, правильное распределение задач.

Какую последовательность действий обычно выполняют сотрудники клиента? Подготовили документ, приказ и n-количество людей должны ознакомиться, ознакомится и выполнить действия во внешних системах, либо, что чаще всего, проверить документ, подтвердить, отклонить, дать замечания.

Каков принцип работы документооборота на портале? Инициатор процесса публикует документ, после чего автоматически генерируется цепочка задач: согласовать, ознакомиться, прокомментировать документ. Маршрут полностью зависит от процессов, которые существуют внутри компании, на их основе настроено согласование.

У согласующего появляется персональный список заданий по всем документам. Сотрудник заходит в задачу, выполняет действие по документу, закрывает задачу и документ идет по цепочке, следующему согласующему или возвращается к создателю. Тот может учесть все комментарии и снова запустить согласование документа.

Пути реализации документооборота на корпоративном портале существует два:

  • Модуль бизнес-процессы.
  • Самописный модуль.

Бизнес-процессы

Цепочки согласования можно настраивать посредством стандартного модуля Битрикса, будь то коробочная или облачная версия. Модуль «Бизнес-процессы» — инструмент для настройки маршрутов согласования. Бизнес-процессы применимы и к документам, хранящимся в модуле «Диск», и к разного рода заявкам. Инструмент гибкий, согласования могут быть как короткие, так и длинные.

Модуль работает неплохо для простых потребностей. Во многих случаях, настроив первую, несложную и недорогую версию своих бизнес-процессов и начав применять их на практике, компания хочет получить все больше и больше возможностей. И тут выявляется один из определяющих минусов — дорабатывать систему на стандартном бизнес-процессе, добавлять функции, которые не предусмотрены в коробке дорого. Бывает не устраивает дизайн, а поменять оформление сложно и нецелесообразно по объему затрат.

Самописный модуль

Модуль, разработанный с нуля, не оперируя стандартными процессами портала. Да, он не гибкий, особо не настраиваемый, но реализует процесс, который нужен клиенту до всех тонкостей, и в согласованном дизайне.

Мы сотрудничали с крупной биофармацевтической компанией по автоматизации двух процессов:

  • согласование документов (по сути договоры с контрагентами);
  • согласование авансовых отчетов.

Первый был реализован стандартными инструментами. Заказчик остался недоволен шаблонным дизайном, неудобным с точки зрения юзабилити. Также пришлось столкнуться с доработками, которые вышли дорогими. Для второго процесса мы предложили вариант разработки с нуля. И уже на презентации продукта клиент сказал, что это тот инструмент, который они ожидали увидеть.

Стоит отметить, что свое решение — это не вариант дешевле. Это вариант практичнее для сложносочиненных бизнес-процессов, где помимо самого маршрута согласования много сопутствующих функций: заявки сложной структуры, комбинирование нескольких процессов согласования, отчетность и печатные формы, интеграционные решения.