png
к ленте

#best_practices. Трекер задач

Май'18

Трекер задач — модуль, который позволяет аккумулировать документальную базу проекта с многоступенчатым согласованием. Внедрение трекера актуально для компаний, в которых есть бизнес-процессы с устоявшейся последовательностью действий. Каждый этап требует своевременной отчетности по установленному перечню документов.

Расскажем об инструменте на примере нашего клиента — Фонд развития Дальнего Востока.

Фонд привлекает инвестиции на Дальний Восток. Внедренный нами корпоративный портал на базе Битрикс24 заточен под ведение проектов по развитию региона от приема заявки до реализации.

Любой проект проходит четыре фазы согласования и в конце каждой должен быть подготовлен определенный пул документов. В зависимости от фазы комплект обязательных и дополнительных бумаг меняется. Плюс, проекты Фонда — долгосрочная перспектива и тут нужно не потерять нить и быть в курсе, какие документы подготовлены, какие требуют согласования, а какие отложены. Памятуя о том, что менеджер управляет несколькими проектами, подготовка документации превращается в бесконечный сбор информации из разных источников.

Для координации работы и отслеживания движения проекта как раз и создан Трекер задач — интерфейс, где для каждой фазы собран список обязательных документов.

В чем удобство модуля:

  • На каждый документ создается своя задача на подготовку. Для этого рядом с наименованием документа находится специальная ссылка.
  • Постановка задачи в интерфейсе Трекера ведется стандартными функциями задач Битрикс24. Не надо переходить в свой личный кабинет, кабинет исполнителя или в отдельный раздел портала с задачами. Никаких лишних перемещений, дополнительных поисков — все производится из карточки проекта, постоянного и неотъемлемого инструмента для команды.
  • Исполнитель ведет работу по документу в интерфейсе задач портала. Специально для загрузки результатов, переноса или комментирования задачи он не заходит в Трекер.
  • В Трекере отражается оперативная сводка по процессу: в каком статусе готовности каждый документ, когда будет завершен, кто ответственный.
  • Менеджер проекта получает уведомления о смене статуса задачи.
  • Приняв задачу и проверив готовый документ, руководитель прикрепляет его в Трекер. Файл автоматически попадает в общее досье проекта
  • Существует большой Трекер — все задачи по проекту, плюс в каждой фазе реализован свой. Все уровни согласования документов синхронизированы — в каждой точке контакта с задачами отражается единственный актуальный на момент обращения документ.

Трекер задач — обвязка всего процесса рассмотрения проекта, которая помогает развивать его, так как без полного комплекта документов невозможно движение к финансированию. Модуль помогает успешно реализовать проект, агрегируя информацию в одном пространстве, облегчая работу с объемной документацией. После внедрения модуля стало легко определять, где проект просел или кто виноват в недостатке документов. Достаточно открыть Трекер.

В рамках разработки этого модуля уже существующие функции портала были удачно автоматизированы и синхронизированы с нестандартным модулем.