к ленте

#best_practices. Учет потраченного времени

Декабрь'18

Корпоративные порталы имеют базовое назначение и функции. Это постановка задач, лента новостей, переписка, учет времени. Последнее для некоторых компаний подразумевает большее, чем фиксацию начала и завершения рабочего дня.

Интранет безотносительно к платформе, имеет встроенные инструменты контроля — фиксация времени, проведенного на рабочем месте, возможность списывать потраченное время в каждую задачу, отчетность. Этого бывает недостаточно для автоматизации бизнес модели заказчика. Многим клиентам не столько интересно время выполнения задачи, сколько раскладка времени в разрезе проектов, контроль со стороны руководства. Или приоритетно иметь гибкий фильтр составления уникальных отчетов, рассчитывать прибыльность по итогам трудозатрат.

Например, для Федерального центра проектного финансирования мы на базе корпоративного портала разработали модуль Учета потраченного времени — система фиксации потраченного отдельным аналитиком времени на каждый отдельно взятый проект. Главная функция модуля — получить отчетность. Каждый делает свои организационные выводы, исходя из сводной таблицы, — назначает премии, корректирует планирование времени, распределение задач.

Проекты со списком участвующих сотрудников выгружаются на портал из CRM. Заполнение отчета происходит в конце рабочего дня — проекты и виды работ, время, комментарий, если необходимо.Система предлагает каждому сотруднику только его проекты, но разрешено списать время и в любой другой проект. Отдельным блоком вынесено заполнение той же информации о непроектной деятельности.

Если сотрудник сам не зашел и не заполнил отчет, то рабочий день автоматически списывается в непроектную деятельность. Время, не указанное в отчете, фиксируется в статистике как «не занятое». Это может быть как целый рабочий день, так и несколько часов отсутствия на рабочем месте. По просьбе сотрудника администратор имеет право задним числом отредактировать, исправить ошибки в отчете.

Руководитель сотрудника контролирует отчетность, проверяет верность списания времени, активности, проекта. Для этого в модуле создан раздел Мои сотрудники, который виден только руководителям. При необходимости отчет можно вернуть на доработку.

Реализована двухступенчатая система подтверждения — на первом уровне подтверждает непосредственный руководитель сотрудника, на втором — руководитель проекта, в который списано рабочее время. Плюс настроен механизм контроля — сколько максимально можно времени списать за день, время списывается за один предыдущий день или есть запас на заполнение отчета.

В результате руководство получает следующие виды отчетности:

  • Суммарное время, затраченное каждым сотрудником на каждый проект.
  • Время, отработанное в каждом проекте с раскладкой по месяцам. Информация структурирована относительно департамента.
  • Ежедневная динамика работ в проекте. Информация структурирована относительно сотрудника.

Отчетность можно просматривать как на портале, так и выгрузить в Excel. Данные фильтруются по значимым параметрам: период, руководитель, департамент, проект, стадия проекта, вид работ, сотрудник, должность. Доступ к агрегированным результатам есть только у руководства, сотрудники видят исключительно свое время.