Интранет
как необходимость
Ведущий специалист департамента корпоративных решений, Павел Мелдажис рассказал редакции НСМИ для чего нужен интранет, какие проблемы он может решить и всем ли компаниям необходимо его внедрять.
Ниже часть статьи, полную версию статьи читайте в журнале.
Насколько сегодня среди компаний
распространено использование интранета?
Прежде чем говорить о распространенности интранета, давайте определимся, что это такое.
Есть всего два момента, которые определяют информационную систему как интранет:
- Это исключительно внутренняя ИТ-система организации с высоким уровнем защиты корпоративной информации, доступ к которой имеют только сотрудники организации и, иногда, партнеры, и клиенты организации.
- В системе происходит аккумуляция и оборот корпоративных данных и информации, а также осуществляется координация и контроль процессов, необходимых для эффективной работы организации.
Под это определение подходят любые инструменты, которые используются внутри организации. В крупных организациях это могут быть сложные и дорогие системы, например, Microsoft Dynamics CRM или Система Электронного Документооборота Directum. В небольших компаниях из 10 человек — бесплатный облачный сервис Битрикс24, сетевая папка или excel-файлик с совместным доступом, в котором ведётся список клиентов.
CRM, ECM, PM-системы, бухгалтерские системы наподобие 1С, АСУ банков, также можно отнести к интранету, но каждое из этих решений является большой отдельной системой со своими специфическими задачами и требует отдельного повествования.
Чаще же всего под словом «интранет» понимается внутренний корпоративный портал — набор инструментов коммуникации и HR-управления, доступных через единый веб-интерфейс: социальная сеть, информация о сотрудниках, структуре организации, новости компании, электронные курсы и тесты, мотивационные инструменты и т.д. Именно в таком ключе — внутренняя коммуникационная площадка — мы и будем смотреть на интранет в этом материале.
Когда этот инструмент начал появляться и можно ли сказать,
что сегодня это популярный и востребованный инструмент?
Корпоративный портал (интранет) появился достаточно давно. Сначала это были html-странички с новостями компании, объявлениями, поздравлениями и форумом, разумеется, все было самописное. Зачастую в роли интранета выступали несколько разрозненных инструментов.
Так, на заре своей деятельности, где-то до 2009 года, мы для внутренней координации (нас тогда было порядка 15 человек) пользовались бесплатной платформой для создания форумов, сетевым диском в качестве хранилища и LiveJournal для формирования базы знаний. Конечно же, использовали популярные тогда мессенджеры — ICQ и skype. Позже для этих задач мы стали использовать корпоративный портал от 1С-Битрикс, который сначала заменил часть перечисленных функций в режиме одного окна, а затем постепенно стал закрывать все больше потребностей бизнеса. К слову, по последним данным в облачном интранете Битрикс24 зарегистрировано более 2 000 000 компаний различного масштаба со всего мира.
Сейчас говорить об интранете нужно не как о чем-то популярном или модном, а как о необходимом инструменте для любого бизнеса. На текущий момент практически все наши клиенты и партнеры имеют действующие внутренние системы и приходят к нам за помощью в их развитии.
Для справки. Первое специализируемое решение от Microsoft появилось в 2001 году в виде платформы SharePoint Portal Server 2001, позволяющей проще и удобнее создавать внутренний веб-портал с организованным поиском, возможностью совместной работы и организацией хранилища документов. На настоящий момент платформа включает в себя большое количество модулей, функциональных компонентов, сервисов и даже отдельных приложений. По данным Redmond Magazine: Sharepoint и OneDrive используют более чем 75 000 компаний, с более чем 160 млн. пользователей.
Какие основные цели и задачи решаются с использованием интранета?
Для чего предназначен интранет, как его используют?
Насколько он нужен и нужен ли?
Корпоративный портал нацелен в первую очередь на сотрудников компании, помощь в организации их работы, сокращение издержек за счет автоматизации внутренних процессов. Не буду тратить время на перечисление обширного функционала, подробной информации в интернете достаточно, но расскажу про две нестандартные и интересные задачи, которые нам довелось реализовывать.
В одном из крупных банков из простого инструмента «Банк идей» с нашей помощью вырос целый бизнес-процесс по коллективному развитию компании. Система запрограммирована таким образом, что пользователь в процессе создания предложения по развитию отвечает на вопросы: описание своей идеи, аргументы в пользу внедрения, риски, экономическая эффективность и другие. Далее идея распределяется между экспертами, каждый из которых выражает своё мнение и голосует за ее целесообразность. Затем идея-внедрение утверждается и отслеживается эффективность ее внедрения в жизнь. По результатам инициатор получает кроме одобрения со стороны руководства дополнительные материальные бонусы. Кстати, в этом же банке большую популярность получила система внутреннего электронного обучения и тестирования.
Другой пример — автоматизация процесса «Оценка персонала по методу 360» для Российского Фонда Прямых Инвестиций. В подобных модулях интранета каждый участник отвечает на вопросы анкеты о своих коллегах, из полученных ответов автоматически составляется портрет сотрудника. В портрет так же включается KPI, поставленный в начале отчетного периода, и, разумеется, подытоженный в конце. Все это мотивирует сотрудников, а также направляет их в правильное русло развития. Дополнительная польза — руководство компании имеет на основе этих показателей объективные основания для принятия решения о премировании.
Какие компании не могут обойтись без интранета
и каким он никогда не понадобится?
Корпоративный портал — это инструмент, который помогает уже отлаженным процессам внутри компании стать удобнее, нагляднее, систематичнее. Даже самой маленькой организации из пяти человек нужен ресурс, где накапливается база знаний, планируются работы и обсуждаются вопросы. Интранет позволяет экономить время на проведении регулярных очных совещаний, удаленно обмениваться документами, вести базу клиентов и фиксировать конкретные сроки и ответственных за исполнение конкретной задачи.
Если говорить о крупных организациях, где сотрудник не знает, как выглядит его коллега из другого отдела, не говоря уже о другом филиале за тысячи километров — в этом случае необходимость интранета объективна и очевидна.
Исключение разве что совсем маленькие компании, только начинающие свой бизнес и еще не искушенные в менеджменте. Для них готовая система «как есть» и существующие в ней процессы и инструменты могут послужить отправной точкой для дальнейшего развития.
В нашей практике внедрений стандартная ситуация, когда, казалось бы, обычное разворачивание готовой
интранет-системы «как есть», оборачивалось с самого начала проекта комплексом работ. Комплексный подход позволяет включить в проект аналитику бизнес-процессов, перекраивание существующих потоков коммуникаций компании, изменение поставляемой системы с учетом специфики конкретной компании и, в конечном итоге, осознание бизнес-заказчиком необходимости внутренних изменений и их осуществление. Такой подход правилен и хорош во всех аспектах. Внедрение любой интранет-системы это в первую очередь про бизнес, а не про программное обеспечение.
Каковы перспективы данного инструмента?
С каждым годом ценность квалифицированных кадров растет, объем информации увеличивается, скорость внутренних процессов прямо влияет на конкурентность компании на рынке — все это требует автоматизации и систематизации. Работа сотрудников не ограничивается офисными стенами, а значит — сотрудникам нужны инструменты удаленной работы, в первую очередь это мобильный телефон. Современный софт не может не учитывать этот факт, поэтому внутренние системы становятся мобильнее, удобнее, доступнее, быстрее. Так, для некоторых наших клиентов стало жизненной необходимостью удаленное согласование договоров и подписание их квалифицированной электронной цифровой подписью. Удаленная работа проникает даже в такие консервативные сферы как банковское дело. Сотрудникам нужна площадка для взаимодействия друг с другом, необходим единый источник хранения и распространения корпоративной информации, возможность учиться, проходить тестирование удаленно, решать другие задачи, в которых незаменимым инструментом становится интранет.